Individualsoftware wird für ein einzelnes Unternehmen und dessen Ablauf entwickelt. Standardsoftware wird einmal gebaut und an viele Kunden verkauft oder vermietet. Standardsoftware ist fast immer günstiger, solange sie zu Ihrem Ablauf passt. Individualsoftware lohnt sich dort, wo Sie mit Standardlösungen dauerhaft um den eigenen Ablauf herumarbeiten.
Was ist Individualsoftware?
Individualsoftware ist Software, die ein Unternehmen für sich entwickeln lässt. Am Anfang steht ein Ablauf: So kalkulieren wir Angebote, so läuft eine Retoure durch unser Lager, so bestellen unsere Kunden nach. Die Anwendung bildet genau diesen Ablauf ab und sonst nichts.
Man findet dafür auch die Begriffe Individuallösung, Individualprogrammierung oder maßgefertigte Software. Gemeint ist immer dasselbe. Wichtig ist der zweite Teil der Definition, der oft fehlt: Bei sauber gemachter Individualsoftware gehören Quellcode und Dokumentation dem Auftraggeber. Er kann sie später selbst oder mit einem anderen Dienstleister weiterentwickeln.
Was ist Standardsoftware?
Standardsoftware ist ein fertiges Produkt für eine Aufgabe, die in vielen Unternehmen gleich aussieht. Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail, Textverarbeitung und die meisten Warenwirtschaftssysteme gehören dazu. Der Hersteller verteilt seine Entwicklungskosten auf alle Kunden, zieht Gesetzesänderungen nach und liefert Sicherheitsupdates.
Zwischen den beiden Polen liegt Branchensoftware, also Standardsoftware für eine bestimmte Branche, und Standardsoftware mit Anpassungen. Beides funktioniert gut, solange die Anpassungen klein bleiben.
Der Unterschied zwischen Individualsoftware und Standardsoftware
| Frage | Standardsoftware | Individualsoftware |
|---|---|---|
| Passt zum eigenen Ablauf | Wenn der Ablauf dem Branchenüblichen entspricht | Ja, dafür wird sie gebaut |
| Start | Oft sofort, nach der Einrichtung | Nach Analyse, Konzept und Umsetzung |
| Kosten | Laufende Lizenzgebühren, meist pro Nutzer | Einmalige Entwicklung, danach Wartung und auf Wunsch Betrieb |
| Weiterentwicklung | Nach dem Fahrplan des Herstellers | Nach Ihrem Bedarf, in planbaren Schritten |
| Wem gehört der Code | Dem Hersteller | Ihnen, mit Dokumentation |
| Anbieterwechsel | Datenexport, oft mit Einschränkungen | Jederzeit möglich, der Code liegt bei Ihnen |
Beispiele für Individualsoftware
Am besten versteht man den Begriff an Anwendungen, die es so nicht zu kaufen gab. Drei davon haben wir selbst gebaut.
- Eine Retourenplattform für einen Fulfillment-Dienstleister. Amazon-Retouren liefen vorher über Tabellen und E-Mails. Heute wird jede Retoure mit Fotos dokumentiert, und die Abrechnung für jeden Händlerkunden entsteht automatisch.
- Ein Online-Verkauf für Bahntickets für ein Reisebüro, dessen Schalterverkauf 2020 einbrach. Die Tickets werden über die Anbindung an Amadeus automatisch ausgestellt.
- Eine Gesundheitsplattform, auf der Patienten ihren Fragebogen im Chat beantworten und die Praxis die Auswertung in ihrem Dashboard sieht.
Typische Formen im Mittelstand sind Kundenportale, Fachanwendungen für einen internen Ablauf und Schnittstellen zwischen vorhandenen Systemen. Sehr oft ersetzt Individualsoftware eine Excel-Liste, die über die Jahre zu wichtig geworden ist.
Beispiele für Standardsoftware kennt jeder: Microsoft 365, DATEV, SAP, ein Shopsystem von der Stange. Niemand sollte so etwas nachbauen.
Vorteile von Individualsoftware
Der wichtigste Vorteil ist unspektakulär. Die Software passt zum Ablauf, und nicht umgekehrt. Niemand pflegt Daten doppelt, niemand führt nebenher eine Liste, weil ein Feld fehlt.
- Sie zahlen keine Lizenz pro Nutzer. Ob zehn oder zweihundert Menschen damit arbeiten, ändert an den Kosten wenig.
- Sie bestimmen, was als Nächstes gebaut wird. Bei Standardsoftware entscheidet das der Hersteller.
- Der Quellcode gehört Ihnen. Sie sind an keinen Anbieter gebunden, auch nicht an uns. Was dazu gehört, steht im Beitrag zur Quellcode-Übergabe.
- Die Anwendung kann sich mit Ihren vorhandenen Systemen unterhalten, weil die Schnittstellen von Anfang an mitgeplant werden.
Nachteile von Individualsoftware
Individualsoftware kostet am Anfang mehr, und sie ist nicht morgen da. Vor der ersten Zeile Code stehen Analyse und Konzept. Wer heute ein Problem hat und nächste Woche eine Lösung braucht, ist mit einem fertigen Produkt besser bedient.
- Sie tragen die Kosten allein. Bei Standardsoftware teilen sich viele Kunden die Entwicklung.
- Sie brauchen jemanden, der die Anwendung pflegt: Sicherheitsupdates, Anpassungen, Betrieb. Das kostet jedes Jahr Geld.
- Das Ergebnis hängt davon ab, wie gut die Anforderungen aufgenommen wurden. Ein Dienstleister, der ohne Analyse ein Angebot schreibt, rät. Wie ein brauchbares Angebot zustande kommt, beschreiben wir im Beitrag Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand.
- Gesetzesänderungen müssen Sie selbst nachziehen lassen. Für Buchhaltung und Lohn ist das allein schon ein Grund gegen Eigenentwicklung.
Vorteile von Standardsoftware
Standardsoftware ist erprobt. Viele Anwender haben die Fehler schon gefunden, die bei einer Neuentwicklung erst auffallen würden. Sie können sie vor dem Kauf ausprobieren, und es gibt Schulungen, Foren und Dienstleister dafür.
- Der Einstieg ist günstig und schnell.
- Der Hersteller kümmert sich um Updates und um gesetzliche Änderungen.
- Neue Mitarbeitende kennen das Produkt oft schon.
Nachteile von Standardsoftware
Die Nachteile zeigen sich erst im Alltag. Standardsoftware ist für den Durchschnitt ihrer Kunden gebaut. Weicht Ihr Ablauf davon ab, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie passen den Ablauf an die Software an, oder Sie lassen die Software anpassen. Stark angepasste Standardsoftware ist das Schlechteste aus beiden Welten: Sie zahlen Lizenzen und Entwicklung, und beim nächsten großen Update des Herstellers müssen die Anpassungen oft noch einmal angefasst werden.
- Die Lizenzkosten steigen mit jedem Nutzer und mit jedem Zusatzmodul.
- Sie hängen am Fahrplan und an der Preispolitik des Herstellers.
- Ihre Daten bekommen Sie beim Wechsel oft nur eingeschränkt heraus.
- Was Ihr Unternehmen anders macht als der Wettbewerb, kann die Software per Definition nicht abbilden. Die Konkurrenz hat dasselbe Produkt.
Was kostet Individualsoftware im Vergleich?
Lizenzkosten wirken zunächst günstiger als ein Entwicklungsprojekt. Rechnen Sie beide Wege über fünf Jahre durch. Bei Standardsoftware kommen zu den Lizenzen pro Nutzer die kostenpflichtigen Module, die Anpassungen und die Arbeitszeit, die der Umweg um den eigenen Ablauf jeden Tag kostet. Bei Individualsoftware stehen am Anfang die Entwicklung und danach Wartung und Weiterentwicklung.
Zur Größenordnung: Kleinere Fachanwendungen beginnen bei uns bei rund 15 Personentagen, Kundenportale mit ERP-Anbindung liegen zwischen 40 und 120. Wovon der Aufwand abhängt, steht im Beitrag Was kostet Individualsoftware?.
Wann lohnt sich Individualsoftware?
„Gibt es dafür nicht was Fertiges?“ ist die richtige erste Frage, und wir beantworten sie im Erstgespräch oft mit Ja. Individualsoftware lohnt sich, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen.
- Unterscheidet Sie der Ablauf vom Wettbewerb, oder läuft er überall gleich?
- Wie viele Minuten am Tag kostet der heutige Umweg, und wie viele Menschen gehen ihn?
- Wie stark müsste eine Standardlösung angepasst werden?
- Wie entwickeln sich die Lizenzkosten, wenn das Unternehmen wächst?
- Wer pflegt die Lösung in fünf Jahren?
Oft die beste Lösung: Standard plus Schnittstelle
In vielen Fällen ist es eine Kombination. Standardsoftware übernimmt, was überall gleich läuft. Eine kleine eigene Anwendung deckt den besonderen Ablauf ab, und eine Schnittstelle verbindet beide, damit niemand Daten doppelt pflegt. So bleibt die Eigenentwicklung klein, und Sie behalten die Vorteile des Standardprodukts.
Erst den Ablauf verstehen, dann Software auswählen
Bevor Sie Anbieter vergleichen, schreiben Sie auf, wo es heute hakt und wie viel Zeit das kostet. Mit dieser Liste fällt die Entscheidung meist leicht. Steht darauf nichts, was eine Standardlösung nicht kann, kaufen Sie die Standardlösung. Steht etwas darauf, sehen wir es uns gern mit Ihnen an.