Ein Kundenportal wird in der Regel über eine Schnittstelle an das ERP angebunden, die Aufträge, Belege und Kundendaten abruft und bei Bedarf Bestellungen zurückschreibt. Wie lange das dauert, hängt vor allem davon ab, ob Ihr ERP eine dokumentierte Schnittstelle mitbringt und wie sauber die Daten gepflegt sind.
Warum ist die ERP-Anbindung der Kern des Portals?
Die Oberfläche eines Kundenportals ist schnell entworfen. Der Wert entsteht aber erst, wenn dort aktuelle Informationen stehen: der Lieferstatus von heute Morgen, die Rechnung von gestern, der richtige Ansprechpartner. Diese Informationen liegen im ERP. Ein Portal, das Daten nur einmal am Tag oder unzuverlässig erhält, erzeugt mehr Rückfragen als vorher.
Deshalb lohnt es sich, die Anbindung nicht als technisches Detail zu behandeln, sondern früh zu klären, welche Daten wie oft und in welche Richtung fließen sollen.
Welche Wege gibt es, ein ERP anzubinden?
Eine Schnittstelle ist eine vereinbarte Art, wie zwei Programme Daten austauschen. Bei ERP-Systemen gibt es grob drei Wege.
Eine dokumentierte Programmierschnittstelle. Viele aktuelle ERP-Systeme bieten eine offizielle Schnittstelle, über die andere Programme Daten abfragen und anlegen können. Das ist der sauberste Weg, weil der ERP-Hersteller ihn pflegt und bei Updates berücksichtigt.
Der Austausch von Dateien. Ältere Systeme exportieren Daten regelmäßig als Datei und lesen Dateien wieder ein. Das funktioniert zuverlässig, ist aber langsamer, und Fehler fallen oft erst beim nächsten Durchlauf auf.
Der direkte Zugriff auf die Datenbank. Technisch möglich, aber riskant. Ändert der Hersteller bei einem Update die Datenstruktur, funktioniert das Portal plötzlich nicht mehr. Wir raten davon ab, wenn es eine Alternative gibt.
Wie läuft die Anbindung Schritt für Schritt ab?
Erstens die Bestandsaufnahme. Welche Daten soll das Portal zeigen, und wo genau liegen sie im ERP? Welche Schnittstellen bietet Ihre ERP-Version, und sind sie lizenziert? Gibt es Anpassungen am ERP, die berücksichtigt werden müssen? Hier ist oft auch der ERP-Partner gefragt, der Ihr System betreut.
Zweitens die Festlegung der Datenflüsse. Für jede Information wird entschieden, in welche Richtung sie fließt, wie aktuell sie sein muss und welches System im Zweifel recht hat. Ändert ein Kunde im Portal seine Lieferadresse, wird sie dann sofort im ERP geändert oder erst nach Prüfung durch den Innendienst?
Drittens die Umsetzung mit Testdaten. Die Schnittstelle wird gegen ein Testsystem entwickelt, nicht gegen Ihr Live-ERP. Fehlt ein Testsystem, sollte es vor Projektbeginn eingerichtet werden. Jeder Datenabgleich wird protokolliert, damit sich Fehler nachvollziehen lassen.
Viertens der Start in Etappen. Zuerst mit wenigen ausgewählten Kunden, die Rückmeldung geben. Dann für alle. So fallen Sonderfälle auf, bevor sie viele Kunden betreffen.
Wie lange dauert eine ERP-Anbindung?
Eine seriöse Zahl lässt sich erst nach der Bestandsaufnahme nennen. Kundenportale mit ERP-Anbindung liegen nach unserer Erfahrung zwischen 40 und 120 Personentagen, die Anbindung ist darin ein wesentlicher Teil. Was die Kosten im Einzelnen bestimmt, beschreiben wir im Beitrag Was kostet ein Kundenportal?
Die Dauer im Kalender hängt zusätzlich an Dingen außerhalb des Projekts. Wie schnell stellt der ERP-Partner Zugänge und ein Testsystem bereit? Wie viel Zeit hat Ihr Team, um Fragen zu den Daten zu beantworten? Diese Abhängigkeiten sollten im Zeitplan stehen, damit niemand überrascht wird.
Welche Stolpersteine treten häufig auf?
- Ist die benötigte Schnittstelle in Ihrer ERP-Lizenz enthalten?
- Gibt es ein Testsystem mit realistischen Daten?
- Sind Kunden, Ansprechpartner und Belege eindeutig zugeordnet?
- Wer beim ERP-Partner ist für Rückfragen zuständig?
- Was soll das Portal anzeigen, wenn das ERP gerade nicht erreichbar ist?
Am häufigsten verzögern sich Projekte an zwei Stellen: an fehlenden Zugängen zum ERP und an Datenqualität. Doppelte Kundennummern, Belege ohne eindeutige Zuordnung oder fehlende E-Mail-Adressen sind im ERP-Alltag kaum aufgefallen. Im Portal sieht sie plötzlich der Kunde. Planen Sie Zeit für die Bereinigung ein, bevor das Portal startet.
Ein zweiter Punkt betrifft Ausfälle. Auch ein gut betriebenes ERP ist einmal nicht erreichbar, etwa während eines Updates. Das Portal sollte dann eine verständliche Meldung zeigen und Eingaben nicht verlieren.
Was ist nach dem Start zu beachten?
Eine ERP-Anbindung ist nie ganz fertig, weil sich die Systeme auf beiden Seiten weiterentwickeln. Der ERP-Hersteller bringt Updates heraus, Ihr ERP-Partner passt Masken an, und im Portal kommen neue Funktionen hinzu. Jede dieser Änderungen kann die Schnittstelle berühren.
Deshalb gehört zu jedem Portal eine Überwachung der Datenflüsse. Sie meldet, wenn ein Abgleich fehlschlägt oder ungewöhnlich lange dauert, bevor Kunden veraltete Daten sehen. Genauso wichtig ist eine Absprache mit dem ERP-Partner, dass geplante Updates rechtzeitig angekündigt werden, damit die Anbindung vorher im Testsystem geprüft werden kann.
Planen Sie außerdem ein, dass Kunden das Portal anders nutzen als erwartet. Häufig zeigt sich in den ersten Wochen, dass eine bestimmte Information fehlt oder eine Liste anders sortiert sein sollte. Solche Anpassungen sind klein, wenn die Anbindung sauber aufgebaut und dokumentiert ist.
Und schließlich lohnt ein Blick auf die Menschen im Innendienst. Sie erleben als Erste, ob das Portal Rückfragen wirklich reduziert. Fragen Sie nach einigen Wochen gezielt nach, welche Anrufe weggefallen sind und welche geblieben sind. Die Antworten zeigen, wo die nächste Ausbaustufe den größten Nutzen bringt, und sie liefern der Geschäftsführung eine greifbare Grundlage für die Entscheidung über weitere Investitionen.
Wie wir das bei BlitzWorks machen
Wir entwickeln Kundenportale mit Anbindung an ERP oder Warenwirtschaft und Schnittstellen zwischen ERP, CRM, Webshop und Buchhaltung. Dazu gehören Datenabgleich in beide Richtungen, Protokollierung und Fehlerbehandlung. Vor dem Angebot sehen wir uns die betroffenen Abläufe bei Ihnen an, danach erhalten Sie ein Konzept mit Bildschirmentwürfen und einen Festpreis mit Meilensteinen. Entwickelt wird in Abschnitten von zwei Wochen mit einem Stand, den Sie selbst ausprobieren können.
Mehr dazu auf der Seite Software- und Webentwicklung. Wenn Sie ein Portal an Ihr ERP anbinden möchten, schildern Sie uns die Ausgangslage über die Kontaktseite.