Der Umstieg von Excel auf eine Web-Anwendung lohnt sich, wenn eine Tabelle zum gemeinsamen Arbeitsmittel mehrerer Personen geworden ist und Fehler, Versionschaos oder Doppelerfassung regelmäßig Zeit kosten. Für persönliche Auswertungen und einmalige Berechnungen bleibt Excel meist die bessere Wahl.
Warum landen so viele Abläufe in Excel?
Weil es funktioniert. Excel ist auf jedem Rechner installiert, jeder kann es bedienen, und eine Liste ist in zehn Minuten angelegt. Viele wichtige Abläufe im Mittelstand haben genau so angefangen: eine Urlaubsplanung, eine Übersicht offener Reklamationen, eine Kalkulation für Angebote.
Das Problem ist nicht Excel. Das Problem entsteht, wenn aus der schnellen Liste über Jahre ein System wird, an dem der Betrieb hängt, das aber niemand als System behandelt.
Woran erkennen Sie, dass eine Tabelle an ihre Grenzen stößt?
Die folgenden Anzeichen hören wir in Gesprächen immer wieder. Treffen mehrere davon zu, lohnt sich ein genauerer Blick.
- Mehrere Personen arbeiten an derselben Datei, und es gibt Kopien mit Namen wie "final_neu_2"
- Nur eine Person versteht die Formeln wirklich
- Dieselben Daten werden in Excel und in einem anderen System gepflegt
- Freigaben laufen per E-Mail mit angehängter Tabelle
- Jemand muss regelmäßig Stunden damit verbringen, Listen zusammenzuführen
- Niemand weiß genau, wer wann welchen Wert geändert hat
Der letzte Punkt wird oft erst dann wichtig, wenn etwas schiefgegangen ist. Eine Web-Anwendung kann jede Änderung mit Person und Zeitpunkt protokollieren. Eine Tabelle auf einem Netzlaufwerk kann das nicht.
Was verbessert eine Web-Anwendung konkret?
Eine Web-Anwendung läuft im Browser und greift auf eine gemeinsame Datenbank zu. Für die Mitarbeitenden sieht das aus wie ein Formular oder eine Liste, nur dass alle zur selben Zeit mit denselben Daten arbeiten.
Daraus ergeben sich einige handfeste Verbesserungen. Eingaben werden beim Speichern geprüft, ein Datum im falschen Format oder ein fehlendes Pflichtfeld fällt sofort auf. Jeder sieht nur, was er sehen soll, und darf nur ändern, was er ändern darf. Freigaben laufen als fester Schritt in der Anwendung statt als E-Mail-Kette. Und die Daten lassen sich mit anderen Systemen verbinden, etwa mit der Warenwirtschaft, damit niemand mehr abtippt.
Ein weiterer Punkt wird selten genannt: Die Anwendung ist unabhängig von der Person, die die Tabelle einmal gebaut hat. Wenn diese Person in Rente geht oder das Unternehmen verlässt, bleibt das Wissen in der Anwendung und ihrer Dokumentation.
Wann sollten Sie bei Excel bleiben?
Nicht jede Tabelle muss ersetzt werden. Wenn eine Person eine Auswertung für sich selbst erstellt, wenn eine Berechnung einmal im Jahr läuft oder wenn sich der Ablauf ständig ändert, ist Excel oft das passende Werkzeug. Eine Web-Anwendung für einen Ablauf, den es in drei Monaten so nicht mehr gibt, ist verschwendetes Geld.
Prüfen Sie außerdem, ob es für Ihren Ablauf gute Standardsoftware gibt. Für Zeiterfassung oder Reisekosten ist das häufig der Fall. Eigene Entwicklung lohnt sich vor allem dort, wo Ihr Ablauf besonders ist oder Systeme verbinden muss, die keine Standardlösung zusammenbringt.
Wie gelingt der Umstieg ohne Stillstand?
Erstens: Beginnen Sie mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf. Nicht mit dem großen Wurf, der alle Tabellen im Unternehmen ersetzen soll. Ein kleines Projekt zeigt schnell, ob der Ansatz trägt, und die Erfahrung fließt in die nächsten Schritte ein.
Zweitens: Sprechen Sie mit den Menschen, die die Tabelle täglich benutzen. In jeder gewachsenen Excel-Datei stecken Regeln, die nirgends aufgeschrieben sind. Eine Spalte, die farbig markiert wird, wenn ein Wert überschritten ist. Ein Kommentar, der nur bei bestimmten Kunden gilt. Diese Regeln müssen in die neue Anwendung, sonst wird sie nicht angenommen.
Drittens: Übernehmen Sie die vorhandenen Daten. Eine neue Anwendung, die leer startet, während die alte Tabelle weiter gepflegt wird, führt zu doppelter Arbeit. Planen Sie die Datenübernahme und eine kurze Übergangszeit, in der beide Wege parallel laufen, und legen Sie einen festen Tag fest, ab dem nur noch die Anwendung gilt.
Viertens: Lassen Sie die Mitarbeitenden früh ausprobieren. Wenn der erste Stand nach wenigen Wochen zum Testen bereitsteht, kommen Rückmeldungen, solange Änderungen noch wenig kosten. Wie das in Abschnitten von zwei Wochen aussieht, beschreiben wir im Beitrag Entwicklung in Zwei-Wochen-Abschnitten.
Welche Abläufe eignen sich typischerweise?
Gut geeignet sind Abläufe, bei denen mehrere Personen nacheinander an denselben Daten arbeiten und bei denen es auf Nachvollziehbarkeit ankommt. Einige Beispiele aus dem Betriebsalltag machen das greifbar.
Die Reklamationsliste, in der der Vertrieb neue Fälle einträgt, die Qualitätssicherung eine Ursache ergänzt und die Buchhaltung eine Gutschrift vermerkt. Der Urlaubsantrag, der heute als Tabelle mit Farbcodes geführt wird und bei dem die Freigabe per Zuruf passiert. Die Wareneingangserfassung, die auf Papier beginnt und abends in eine Tabelle übertragen wird. Die Angebotskalkulation, deren Formeln über Jahre gewachsen sind und die nur noch eine Person anpassen kann.
Allen gemeinsam ist, dass Informationen mehrfach angefasst werden und dass ein Fehler an einer Stelle unbemerkt weiterwandert. Genau dort nimmt eine Anwendung mit geprüften Eingaben, festen Freigabeschritten und einer Verbindung zu vorhandenen Systemen die meiste Arbeit ab.
Weniger geeignet sind dagegen Tabellen, die vor allem zum Rechnen und Ausprobieren dienen, etwa Szenarien für die Budgetplanung. Dafür ist eine Tabellenkalkulation gebaut, und dafür sollte sie bleiben.
Wie wir das bei BlitzWorks machen
Wir sehen uns die Abläufe vor Ort an und sprechen mit den Menschen, die sie täglich ausführen, nicht nur mit der Geschäftsführung. Daraus entsteht eine Liste möglicher Projekte, geordnet nach Nutzen und Aufwand, einschließlich der Projekte, die sich aus unserer Sicht nicht lohnen. Das erste Projekt wählen wir bewusst klein, damit es innerhalb weniger Wochen spürbar entlastet. In der Regel sind das 4 bis 8 Wochen.
Manchmal ist Standardsoftware oder eine bessere Nutzung vorhandener Systeme die wirtschaftlichere Lösung. Dann sagen wir das auch so. Mehr dazu auf der Seite IT-Beratung und Digitalisierung. Wenn Sie eine Tabelle haben, die Ihnen Sorgen macht, erreichen Sie uns über die Kontaktseite.