Dieselbe Adresse dreimal eintippen - im ERP, im Webshop, in der Buchhaltung: Der Alltag in vielen Betrieben. Schnittstellen beenden genau das. Was technisch dahintersteckt, ist weniger kompliziert, als es klingt.
Was eine API eigentlich ist
Eine API (Programmierschnittstelle) ist nichts anderes als eine vereinbarte Sprache, über die zwei Programme Daten austauschen - so wie ein Bestellformular zwischen zwei Abteilungen. Das eine System fragt, das andere antwortet, beide halten sich an das vereinbarte Format. Moderne Systeme bringen solche Schnittstellen fast immer mit; die Aufgabe besteht darin, sie sinnvoll zu verbinden.
Was eine Anbindung kostet
Die ehrliche Antwort: Es hängt von den beteiligten Systemen ab. Eine Anbindung zwischen zwei modernen Systemen mit dokumentierten APIs ist in wenigen Personentagen umgesetzt. Aufwendig wird es bei Altsystemen ohne Schnittstelle - hier braucht es Zwischenlösungen wie Datenbankzugriffe oder Dateiexporte. Genau deshalb steht am Anfang immer die Analyse, nie das Angebot.
Wann sich die Investition rechnet
Die Rechnung ist einfach: Minuten pro Vorgang × Vorgänge pro Tag × Arbeitstage. Eine doppelte Erfassung, die pro Auftrag fünf Minuten kostet, summiert sich bei zwanzig Aufträgen am Tag auf über 400 Stunden im Jahr. Dazu kommt der schwerer bezifferbare Teil: Übertragungsfehler, veraltete Datenstände und die Suche nach der „richtigen“ Version.
Die typischen Stolpersteine
Drei Dinge entscheiden über die Robustheit einer Schnittstelle: Fehlerbehandlung (was passiert, wenn ein System nicht erreichbar ist?), Datenhoheit (welches System ist die führende Quelle?) und Monitoring (fällt es auf, wenn die Übertragung stockt?). Eine Schnittstelle ohne diese drei Antworten ist ein Provisorium.
Fazit
Schnittstellen sind die unsichtbare Infrastruktur der Digitalisierung: unspektakulär, aber mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung. Wer Daten nur noch einmal erfasst, spart jeden Tag - automatisch.