Eine Schnittstelle sorgt dafür, dass Daten einmal erfasst werden und danach in allen Systemen stehen. Heute tippen viele Betriebe dieselbe Adresse dreimal ein: im ERP, im Webshop und in der Buchhaltung. Technisch ist das Gegenmittel weniger kompliziert, als es klingt.
Was eine API eigentlich ist
Eine API, auf Deutsch Programmierschnittstelle, ist eine vereinbarte Sprache, in der zwei Programme Daten austauschen. Stellen Sie sich ein Bestellformular zwischen zwei Abteilungen vor: Die eine füllt es aus, die andere weiß genau, in welchem Feld was steht. Genauso fragt das eine System an, das andere antwortet, und beide halten sich an das vereinbarte Format. Die meisten aktuellen Systeme bringen solche Schnittstellen mit. Die Arbeit liegt darin, sie sinnvoll zu verbinden.
Was eine Anbindung kostet
Das hängt von den beteiligten Systemen ab. Haben beide eine dokumentierte API, ist die Anbindung in wenigen Personentagen gebaut. Aufwendig wird es bei älteren Systemen ohne Schnittstelle. Dann braucht es einen Umweg, etwa über Datei-Exporte oder einen direkten Zugriff auf die Datenbank. Deshalb sehen wir uns die Systeme an, bevor wir ein Angebot schreiben. Danach bekommen Sie einen Festpreis.
Wann sich die Investition rechnet
Rechnen Sie Minuten pro Vorgang mal Vorgänge pro Tag mal Arbeitstage. Kostet die doppelte Erfassung fünf Minuten pro Auftrag und haben Sie zwanzig Aufträge am Tag, sind das bei 250 Arbeitstagen gut 400 Stunden im Jahr. Dazu kommt, was sich schlechter beziffern lässt: Tippfehler beim Übertragen, veraltete Stände und die Suche nach der Version, die stimmt.
Woran Schnittstellen im Alltag scheitern
Drei Fragen sollten vor dem Bau beantwortet sein. Was passiert, wenn eines der Systeme gerade nicht erreichbar ist? Welches System hat recht, wenn sich die Daten widersprechen? Und merkt jemand, wenn die Übertragung seit gestern hängt? Eine Schnittstelle ohne diese Antworten läuft, bis zum ersten Mal etwas schiefgeht. Dann fehlen Aufträge, und niemand bemerkt es rechtzeitig.
Wo Sie anfangen
Suchen Sie die Stelle, an der bei Ihnen am häufigsten dieselben Daten zweimal eingegeben werden, und rechnen Sie die Formel von oben einmal durch. Oft ist das die Anbindung, die sich am schnellsten bezahlt macht, auch wenn man sie hinterher nicht sieht.