Excel-Tabelle oder Access-Datenbank ablösen, bevor sie zum Risiko wird
Wir ersetzen Excel-Tabellen und Access-Datenbanken, an denen ein Ablauf hängt, durch eine Web-Anwendung, die mehrere Personen gleichzeitig nutzen können. Kleinere Fachanwendungen beginnen bei rund 15 Personentagen. Ihre bisherigen Daten ziehen wir um, und die alte Lösung läuft so lange parallel, bis die neue im Alltag trägt.
Wann es Zeit ist, Excel abzulösen
An Excel liegt es selten. Die Tabelle hat klein angefangen und ist über die Jahre zu etwas geworden, wofür sie nie gedacht war: zur Auftragsliste, zur Urlaubsplanung, zur halben Warenwirtschaft. Irgendwann gibt es dann eine Datei mit dem Namen „final_neu_2“ und zwei Kollegen, die sich gegenseitig die Änderungen überschreiben.
Bei Access kommt meist ein zweites Problem dazu. Die Datenbank hat vor Jahren jemand gebaut, der nicht mehr im Haus ist, sie läuft nur auf bestimmten Rechnern, und niemand traut sich, etwas daran zu ändern.
- Mehrere Personen brauchen gleichzeitig Zugriff und kommen sich in die Quere
- Nur eine Person versteht die Formeln oder Makros
- Es ist nicht nachvollziehbar, wer wann was geändert hat
- Daten werden aus der Tabelle in andere Systeme abgetippt
- Außendienst oder Lager können von unterwegs nicht darauf zugreifen
Was aus der Access-Datenbank wird: eine Web-Anwendung
Die neue Anwendung läuft im Browser, am Arbeitsplatz genauso wie auf dem Tablet im Lager. Jeder meldet sich mit eigenem Zugang an und sieht, was zu seiner Rolle gehört. Änderungen werden protokolliert, Pflichtfelder und Prüfungen verhindern die Fehler, die in der Tabelle erst Wochen später auffallen.
Wir bauen dabei nicht die Tabelle nach. In der Analyse sehen wir uns an, welchen Ablauf sie eigentlich abbildet, und dabei stellt sich oft heraus, dass einen Teil der Spalten niemand mehr braucht. Für die PN Commerce GmbH lief die Abwicklung von Amazon-Retouren vorher über Tabellen und E-Mails. Heute wird jede Retoure in einer Anwendung mit Fotos dokumentiert, und die Abrechnung je Kunde entsteht daraus automatisch.
Was es kostet und wie lange es dauert
Eine überschaubare Fachanwendung für einen klar abgegrenzten Ablauf beginnt bei rund 15 Personentagen. Mehr wird es, wenn viele Rollen beteiligt sind, wenn die Anwendung Daten mit anderen Systemen austauschen soll oder wenn sich in den Makros mehr Geschäftslogik versteckt, als man der Datei ansieht. Unsere Projekte liegen insgesamt zwischen 15 und 120 Personentagen.
Nach der Analyse bekommen Sie ein Angebot zum Festpreis mit Meilensteinen. Entwickelt wird in Abschnitten von zwei Wochen, und nach jedem Abschnitt probieren Sie den Stand selbst aus. Wer die Tabelle täglich benutzt, sollte dabei sein. Diese Person merkt nach zehn Minuten, was fehlt.
Umstieg mit Parallelbetrieb und Datenübernahme
Die Daten aus Tabelle oder Access-Datenbank übernehmen wir in die neue Anwendung. Vorher müssen sie meist bereinigt werden: doppelte Kunden, drei Schreibweisen für denselben Artikel, Datumsfelder mit Freitext. Diesen Aufwand planen wir von Anfang an ein, weil er sonst am Ende des Projekts auftaucht.
Die Übernahme proben wir mit einer Kopie, bevor es ernst wird. Danach läuft die alte Lösung für eine vereinbarte Zeit parallel weiter, nur zum Nachschlagen. Abgeschaltet wird sie, wenn Ihr Team sagt, dass es sie nicht mehr braucht.
Wann Sie bei Excel bleiben sollten
Für Auswertungen, Kalkulationen und alles, was eine Person für sich rechnet, ist Excel ein gutes Werkzeug, und das bleibt es auch. Eine Ablösung lohnt sich erst, wenn an der Tabelle ein Ablauf mit mehreren Beteiligten hängt.
Manchmal gibt es für genau diesen Ablauf auch eine fertige Standardsoftware. Wenn sie passt, ist sie fast immer günstiger als eine Eigenentwicklung. Wir sagen Ihnen das im Erstgespräch, auch wenn daraus dann kein Auftrag für uns wird.
Was Ihnen danach gehört
Quellcode, Dokumentation und alle Zugänge gehen an Sie. Die Abhängigkeit von der einen Person, die die Tabelle verstanden hat, soll ja nicht durch eine Abhängigkeit von uns ersetzt werden. Sie können die Anwendung jederzeit selbst oder mit einem anderen Dienstleister weiterführen.
Auf Wunsch betreiben wir sie in einem deutschen Rechenzentrum, mit Überwachung und täglicher Datensicherung.
Häufige Fragen
Können Sie unsere Access-Datenbank eins zu eins in eine Web-Anwendung umwandeln?
Technisch ginge das in vielen Fällen, wir raten aber davon ab. Eine über Jahre gewachsene Datenbank enthält Felder und Umwege, die heute niemand mehr braucht. Wir nehmen den Ablauf auf, der dahintersteht, und bauen die Anwendung für diesen Ablauf. Die Daten ziehen trotzdem vollständig um.
Was passiert mit den Daten aus den letzten Jahren?
Sie werden übernommen. Vor dem Umzug bereinigen wir gemeinsam mit Ihnen Dubletten und uneinheitliche Schreibweisen, und die Übernahme wird mit einer Kopie geprobt. Die alte Datei bleibt zum Nachschlagen erhalten.
Wir brauchen weiterhin Auswertungen in Excel. Geht das?
Ja. Die Anwendung kann Daten als Excel- oder CSV-Datei exportieren. So bleibt Excel das Werkzeug für die Auswertung, und die Daten selbst liegen an einer Stelle, an der mehrere Personen sicher damit arbeiten können.
Muss für den Umstieg der Betrieb stillstehen?
Nein. Die alte Lösung läuft weiter, bis die neue getestet ist und Ihr Team damit gearbeitet hat. Den Tag der Umstellung legen wir mit Ihnen fest, zum Beispiel auf einen Monatsanfang.
Der Kollege, der die Tabelle gebaut hat, ist nicht mehr da. Ist das ein Problem?
Es macht die Analyse etwas aufwendiger, weil wir Formeln und Makros lesen müssen, um die Regeln dahinter zu verstehen. Meist wissen die Menschen, die täglich mit der Tabelle arbeiten, aber sehr genau, was sie tun soll. Mit ihnen sprechen wir zuerst.
Zum Weiterlesen
- Von Excel zur Web-Anwendung: Wann sich der Umstieg lohnt
- Individualsoftware oder Standardlösung
- Was in ein Lastenheft für Software gehört
- Was Sie am Ende eines Softwareprojekts bekommen sollten
- Leistung: Software- und Webentwicklung
- Individualsoftware entwickeln lassen
- Kundenportal entwickeln lassen
- Schnittstellen und Anbindungen
- Altsoftware modernisieren
An welcher Tabelle hängt bei Ihnen zu viel?
Beschreiben Sie uns kurz, was die Datei heute leistet und wer damit arbeitet. Im kostenlosen Erstgespräch schätzen wir ein, ob sich eine Ablösung lohnt und in welcher Größenordnung sie liegt.