Lastenheft für Software: Inhalt, Gliederung und Unterschied zum Pflichtenheft

In ein Lastenheft für Software gehört, wie der Ablauf heute läuft, wer die Anwendung benutzen wird, welche Systeme beteiligt sind, was sich nicht ändern darf, woran Sie den Erfolg messen und was ausdrücklich nicht zum Projekt gehört. Das passt auf drei bis fünf Seiten. Mehr brauchen Sie nicht, um Angebote zu bekommen, die sich vergleichen lassen.

Warum ein kurzes Lastenheft besser ist als ein langes

Viele Geschäftsführer schieben das Lastenheft vor sich her, weil sie an ein Dokument mit 60 Seiten, nummerierten Anforderungen und Abnahmekriterien denken. So etwas braucht ein Konzern für eine Ausschreibung. Für ein mittelständisches Projekt ist es meist sogar hinderlich.

Ein langes Lastenheft beschreibt fast immer eine Lösung: Masken, Felder, Schaltflächen. Damit legen Sie fest, wie die Software aussehen soll, bevor jemand verstanden hat, welches Problem sie löst. Die Anbieter kalkulieren dann genau das, was dasteht, und die bessere Idee, auf die ein erfahrener Entwickler nach einer Stunde bei Ihnen im Betrieb gekommen wäre, taucht in keinem Angebot auf.

Wir lesen lieber vier Seiten, auf denen das Problem ehrlich beschrieben ist, als vierzig mit Bildschirmentwürfen aus PowerPoint.

Die sechs Punkte, die hineingehören

Schreiben Sie in normalen Sätzen, so wie Sie es einem neuen Mitarbeiter erklären würden. Fachbegriffe aus der IT brauchen Sie nicht.

Der Ablauf, wie er heute läuft

Beschreiben Sie den Weg eines Vorgangs von Anfang bis Ende. Ein Auftrag kommt per E-Mail, jemand trägt ihn in eine Tabelle ein, das Lager druckt eine Liste, die Buchhaltung tippt die Daten für die Rechnung noch einmal ab. Schreiben Sie dazu, wo es hakt und wie oft. „Etwa 40 Aufträge am Tag, jeder wird an drei Stellen erfasst“ sagt einem Anbieter mehr als jede Anforderungsliste.

Wenn heute eine Excel-Tabelle im Mittelpunkt steht, legen Sie eine Kopie mit unkenntlich gemachten Daten bei. Wann sich der Umstieg von so einer Tabelle lohnt, steht in unserem Beitrag Von Excel zur Web-Anwendung.

Wer die Anwendung benutzt

Nennen Sie die Gruppen und ungefähr ihre Größe: fünf Personen im Innendienst, zwei im Lager mit Tablet, dazu 200 Kunden, die nur ihre eigenen Aufträge sehen sollen. Die Zahl der Rollen beeinflusst den Aufwand stärker als die Zahl der Nutzer. Ob Menschen außerhalb Ihres Unternehmens Zugriff bekommen, ist dabei die wichtigste Angabe, weil davon Anmeldung, Rechte und Sicherheit abhängen.

Welche Systeme beteiligt sind

Listen Sie auf, woher Daten kommen und wohin sie sollen: ERP oder Warenwirtschaft, Webshop, Buchhaltung, vielleicht ein Zeiterfassungssystem. Nennen Sie Hersteller und Version, soweit Sie sie kennen, und schreiben Sie dazu, ob das System eine dokumentierte Schnittstelle hat. Wenn Sie das nicht wissen, ist das auch eine Information. An dieser Stelle entscheidet sich oft ein großer Teil des Aufwands. Warum, erklären wir im Beitrag zur ERP-Anbindung eines Kundenportals.

Was sich nicht ändern darf

Jedes Unternehmen hat Dinge, die gesetzt sind. Das ERP wird nicht ausgetauscht. Die Rechnungsnummern folgen einem festen Schema. Ein Großkunde bekommt seine Lieferscheine in einem bestimmten Format. Der Betriebsrat will gefragt werden, sobald Arbeitszeiten erfasst werden. Solche Randbedingungen kennt kein Anbieter von sich aus, und jede, die erst im Projekt auftaucht, kostet Zeit.

Woran Sie den Erfolg messen

Ein Satz genügt, aber er sollte überprüfbar sein. „Aufträge werden nur noch einmal erfasst.“ Oder: „Die Monatsabrechnung dauert einen Tag und keine Woche.“ An diesem Satz können Sie später jedes Angebot messen, und Sie können Funktionen streichen, die nichts dazu beitragen.

Was ausdrücklich nicht dazugehört

Dieser Punkt wird gern vergessen, dabei spart er viel Geld. Schreiben Sie auf, was Sie bewusst weglassen: keine App für das Smartphone, keine Anbindung an die Buchhaltung in der ersten Stufe, keine Mehrsprachigkeit. Sonst kalkuliert ein Anbieter es vorsichtshalber ein und der andere nicht, und Sie vergleichen Angebote, die unterschiedliche Dinge enthalten.

Eine Gliederung zum Übernehmen

Wenn Sie eine Vorlage suchen: Diese Gliederung reicht für die meisten Projekte im Mittelstand. Zu jedem Punkt genügen ein paar Absätze in normalen Sätzen.

1. Ausgangslage: Welches Problem soll gelöst werden, und warum jetzt?
2. Der heutige Ablauf, mit Mengen und den Stellen, an denen es hakt
3. Nutzer und Rollen, innerhalb und außerhalb des Unternehmens
4. Beteiligte Systeme und Daten, mit Hersteller und Version, soweit bekannt
5. Anforderungen an die neue Lösung, sortiert nach Muss und Wunsch
6. Randbedingungen: was gesetzt ist, von Datenschutz bis Betriebsrat
7. Abgrenzung: was ausdrücklich nicht zum Projekt gehört
8. Erfolgskriterium: woran Sie in einem Jahr messen, ob es sich gelohnt hat
9. Zeitrahmen und, wenn Sie mögen, eine Größenordnung für das Budget

Die Unterscheidung zwischen Muss und Wunsch im fünften Punkt hilft später beim Vergleich. Ein Anbieter, der nur die Muss-Punkte kalkuliert, ist nicht automatisch günstiger als einer, der alles anbietet. Er bietet etwas anderes an.

Was Sie weglassen können

Technische Vorgaben brauchen Sie nur, wenn es bei Ihnen welche gibt, etwa weil Ihre IT bestimmte Datenbanken betreibt. Sonst überlassen Sie die Wahl dem Anbieter und lassen sie sich begründen. Auch Bildschirmentwürfe können Sie sich sparen. Ein gutes Angebot enthält ohnehin ein Konzept mit Entwürfen, und die sind besser, wenn der Entwickler vorher Ihren Ablauf gesehen hat.

Ein Budget müssen Sie nicht nennen. Es hilft aber, wenn Sie eine Größenordnung im Kopf haben und sagen, ob Sie in Stufen denken. Zur Orientierung: Unsere Projekte liegen zwischen 15 und 120 Personentagen. Eine überschaubare Fachanwendung steht am unteren Ende, ein Kundenportal mit ERP-Anbindung am oberen. Mehr dazu in Was kostet ein Kundenportal?

Lastenheft und Pflichtenheft: der Unterschied

Das Lastenheft schreiben Sie als Auftraggeber. Darin steht, was die Software leisten soll und warum. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer als Antwort darauf. Darin steht, wie er die Anforderungen umsetzen will: welche Funktionen es genau gibt, wie die Oberfläche aussieht, wie die Daten fließen und wie die Abnahme geprüft wird.

Kurz gesagt beschreibt das Lastenheft das Was und das Pflichtenheft das Wie. In der Praxis im Mittelstand heißt das Pflichtenheft oft Konzept oder Leistungsbeschreibung und ist Teil des Angebots. Wichtig ist nur, dass es vor Beginn der Entwicklung schriftlich vorliegt und Sie es verstehen. Ein Pflichtenheft, das nur Entwickler lesen können, schützt Sie bei der Abnahme nicht.

Bei einem Festpreis ist das Pflichtenheft die Grundlage des Preises. Alles, was darin steht, ist bezahlt. Was fehlt, wird ein Nachtrag. Deshalb lohnt es sich, es gründlich zu lesen und nachzufragen, wenn ein Punkt aus Ihrem Lastenheft darin nicht mehr auftaucht.

So vergleichen Sie danach die Angebote

Schicken Sie allen Anbietern dasselbe Dokument und beantworten Sie Rückfragen an alle. Anbieter, die keine Rückfragen stellen, haben entweder alles verstanden oder nichts. Das zweite kommt häufiger vor.

Achten Sie im Angebot darauf, ob der Umfang beschrieben ist oder nur ein Preis dasteht, ob Meilensteine genannt sind und was mit Quellcode und Dokumentation passiert. Wann ein Festpreis fair ist und wann nicht, haben wir in Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand aufgeschrieben. Was am Ende übergeben werden sollte, steht im Beitrag zur Quellcode-Übergabe.

Wie wir das bei BlitzWorks machen

Bei uns müssen Sie das Lastenheft nicht allein schreiben. Am Anfang jedes Projekts steht eine Analyse: Wir sehen uns den Ablauf bei Ihnen an, sprechen mit den Menschen, die ihn täglich ausführen, und halten gemeinsam mit Ihnen schriftlich fest, was die Anwendung leisten muss und was bewusst nicht. Aus diesen Anforderungen entsteht das Angebot zum Festpreis mit Meilensteinen.

Wenn Sie schon ein Lastenheft haben, umso besser. Dann geht die Analyse schneller. Wie ein Projekt danach abläuft, steht auf der Seite Individualsoftware entwickeln lassen. Oder Sie schicken uns Ihre vier Seiten über die Kontaktseite, und wir sagen Ihnen in der Regel innerhalb eines Werktags, was uns daran noch fehlt.