Ein Festpreis ist fair, wenn der Umfang vorher gemeinsam und schriftlich festgelegt wurde. Die Abrechnung nach Aufwand ist fair, wenn sich das Ziel noch verändert und Sie den Fortschritt laufend sehen und steuern können. Unfair wird es in beiden Modellen dann, wenn nicht klar ist, was eigentlich geliefert werden soll.
Worin unterscheiden sich die beiden Modelle?
Beim Festpreis vereinbaren Sie einen Preis für einen beschriebenen Umfang. Der Dienstleister trägt das Risiko, wenn die Umsetzung länger dauert als geschätzt. Sie tragen das Risiko, wenn der beschriebene Umfang am Ende nicht das ist, was Sie brauchen.
Bei der Abrechnung nach Aufwand, oft auch Time and Material genannt, bezahlen Sie die tatsächlich geleisteten Stunden oder Tage. Sie können jederzeit umsteuern, tragen dafür aber das Kostenrisiko, wenn Aufgaben länger dauern als gedacht.
Keines der beiden Modelle ist grundsätzlich besser. Sie passen zu unterschiedlichen Ausgangslagen.
Wann passt ein Festpreis?
Ein Festpreis passt, wenn Sie wissen, was Sie wollen, und das auch aufschreiben können. Das ist häufiger der Fall, als man denkt: Ein Kundenportal, das Aufträge und Rechnungen aus dem ERP anzeigt, lässt sich nach einer gründlichen Analyse gut beschreiben. Ebenso eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen oder die Digitalisierung eines bestehenden Formulars.
Für die Geschäftsführung hat der Festpreis einen klaren Vorteil. Das Budget steht fest, bevor das Projekt beginnt, und muss nicht in jedem Monat neu verteidigt werden. Die Frage "Wie viel kostet das am Ende?" hat eine Antwort.
Die Voraussetzung ist eine ehrliche Analyse vorab. Ein Festpreis auf Basis eines halbseitigen Briefings ist ein Ratespiel, und irgendjemand verliert dabei. Entweder kalkuliert der Anbieter einen großen Sicherheitsaufschlag ein, oder er spart später an der Qualität.
Wann ist die Abrechnung nach Aufwand die bessere Wahl?
Ein Festpreis ist nicht immer die bessere Wahl. Wenn Sie ein neues Produkt ausprobieren, dessen Nutzen erst im Markt klar wird, oder wenn sich die Anforderungen wöchentlich ändern, zwingt ein Festpreis beide Seiten in Nachtragsverhandlungen. Das kostet Zeit und Vertrauen.
Auch für laufende Weiterentwicklung nach dem Start, für die Übernahme einer Anwendung mit unbekanntem Zustand oder für kleine, wechselnde Aufgaben ist die Abrechnung nach Aufwand oft sinnvoller. Wichtig ist dann, dass Sie regelmäßig sehen, wofür die Stunden verwendet wurden, und dass Sie jederzeit anhalten können.
- Umfang lässt sich nach der Analyse beschreiben: Festpreis
- Ziel ist noch unklar oder ändert sich laufend: Aufwand mit Budgetgrenze
- Laufende Pflege und kleine Änderungen: Aufwand oder monatliches Kontingent
- Unbekannte Altanwendung: erst eine Durchsicht zum Festpreis, dann entscheiden
Was passiert, wenn sich beim Festpreis etwas ändert?
Es ändert sich immer etwas. Im Laufe eines Projekts fallen Sonderfälle auf, die in der Analyse niemand bedacht hat, oder Mitarbeitende haben nach dem ersten Test eine bessere Idee. Das ist kein Scheitern, sondern der Grund, warum man früh testet.
Fair ist ein Festpreis dann, wenn geregelt ist, wie mit solchen Änderungen umgegangen wird. Bewährt hat sich ein einfaches Verfahren: Jede Änderung wird kurz beschrieben und bewertet. Sie entscheiden, ob sie umgesetzt wird, ob dafür etwas anderes entfällt oder ob sie auf später verschoben wird. Nichts wird ohne Ihre Freigabe teurer.
Vorsicht ist geboten, wenn ein Anbieter einen sehr niedrigen Festpreis nennt und gleichzeitig vage bleibt, was enthalten ist. Dann verlagert sich das eigentliche Geschäft in die Nachträge.
Woran erkennen Sie ein faires Angebot?
Unabhängig vom Modell gibt es einige Merkmale, die ein seriöses Angebot ausmachen.
Der Umfang ist konkret beschrieben, mit Funktionen, Schnittstellen und dem, was ausdrücklich nicht dazugehört. Es gibt Meilensteine, an denen Sie Ergebnisse sehen und abnehmen. Es ist geregelt, wem Quellcode und Dokumentation gehören. Und es ist klar, was nach dem Start passiert: Betrieb, Wartung, Fehlerbehebung.
Fehlt einer dieser Punkte, fragen Sie nach. Ein Anbieter, der diese Fragen nicht beantworten möchte, wird es während des Projekts auch nicht tun. Was eine vollständige Übergabe am Projektende umfasst, haben wir hier zusammengestellt.
Gibt es Mischformen zwischen beiden Modellen?
Ja, und in der Praxis sind sie häufig. Eine verbreitete Form ist die Aufteilung in Phasen. Die Analyse, in der der Umfang erarbeitet wird, wird zu einem festen Preis beauftragt. Auf ihrer Grundlage entsteht dann ein Festpreis für die Umsetzung. So bezahlen Sie nicht für ein Ratespiel, und der Anbieter muss keinen Risikoaufschlag für Unbekanntes einrechnen.
Eine zweite Form ist die Abrechnung nach Aufwand mit einer Obergrenze. Sie bezahlen die tatsächlich geleistete Arbeit, aber nie mehr als den vereinbarten Betrag, ohne vorher gemeinsam neu zu entscheiden. Das eignet sich für Vorhaben, bei denen das Ziel klar ist, der Weg dorthin aber noch nicht.
Für die Zeit nach dem Start bieten sich monatliche Kontingente an. Ein fester Umfang an Stunden für kleinere Änderungen und Pflege schafft planbare Kosten, ohne dass jede Kleinigkeit einzeln angeboten werden muss.
Welche Form passt, hängt weniger von der Größe des Projekts ab als davon, wie gut sich das Ergebnis heute schon beschreiben lässt. Ein ehrlicher Anbieter wird Ihnen das Modell empfehlen, das zur Ausgangslage passt, und nicht das, mit dem er am liebsten arbeitet.
Wie wir das bei BlitzWorks machen
Für Entwicklungsprojekte erhalten Sie nach der Analyse ein Angebot zum Festpreis, in dem Umfang und Meilensteine genau beschrieben sind. Die Analyse selbst halten wir schriftlich fest, damit beide Seiten wissen, worauf sich der Preis bezieht. Bei Beratungsprojekten bieten wir die Bestandsaufnahme zum Festpreis an, für die Umsetzung gibt es je Projekt ein Angebot mit klar beschriebenem Umfang.
Weil wir in Abschnitten von zwei Wochen entwickeln, sehen Sie früh, ob das Ergebnis passt, und Änderungen fallen auf, solange sie noch günstig sind. Mehr zum Ablauf steht auf der Seite Software- und Webentwicklung. Für ein Erstgespräch zu Ihrem Vorhaben nutzen Sie die Kontaktseite.