Schnittstelle entwickeln lassen: damit Daten nur einmal erfasst werden
Wir entwickeln Schnittstellen zwischen ERP, Warenwirtschaft, Webshop, CRM und Buchhaltung für mittelständische Unternehmen. Eine Anbindung zwischen zwei Systemen liegt meist am unteren Ende unserer Projektgrößen, die bei rund 15 Personentagen beginnen. Den Festpreis nennen wir, nachdem wir uns beide Systeme angesehen haben.
Woran Sie merken, dass eine Schnittstelle fehlt
Meist sitzt irgendwo jemand, der Daten von einem Bildschirm in den anderen überträgt. Bestellungen aus dem Webshop werden in der Warenwirtschaft noch einmal angelegt, Rechnungsdaten wandern per Export in die Buchhaltung, und der Lagerbestand im Shop stimmt nur, wenn ihn morgens jemand nachgepflegt hat.
Solange das zehn Vorgänge am Tag sind, fällt es kaum auf. Bei hundert wird es zur Halbtagsstelle, und die Tippfehler kommen dazu. Dann lohnt es sich, die beiden Systeme direkt miteinander sprechen zu lassen.
Was wir anbinden
Ein typischer Fall: Der Webshop soll an die Warenwirtschaft angebunden werden. Bestellungen fließen hinein, Bestände, Preise und Versandstatus zurück. Andere Fälle sind das ERP hinter einem Kundenportal, das CRM vor der Auftragsabwicklung oder eine Fachanwendung, die ihre Daten an die Buchhaltung übergibt.
Für das BahnTouristikReiseBüro haben wir den Online-Verkauf von Bahntickets an das Buchungssystem Amadeus angebunden. Der Kunde bucht im Browser, das Ticket wird im Hintergrund automatisch ausgestellt, und im Reisebüro muss dafür niemand etwas tun.
- Datenabgleich in eine oder in beide Richtungen
- Import und Export von Dateien, wenn ein System nichts anderes kann
- Anbindung externer Dienste über deren API
- Protokoll aller Übertragungen und eine Meldung, wenn etwas hängen bleibt
Was eine ERP-Schnittstelle kostet und wie lange es dauert
Den größten Einfluss auf den Aufwand hat eine Frage: Bietet Ihr System eine dokumentierte Schnittstelle? Wenn ja, ist die Anbindung gut planbar. Wenn nein, müssen wir einen Weg schaffen, etwa über Datei-Exporte oder Abfragen auf die Datenbank, und das kostet mehr Zeit und mehr Tests.
Danach kommt es darauf an, ob Daten nur gelesen oder auch zurückgeschrieben werden. Sobald zwei Systeme denselben Datensatz ändern dürfen, braucht es eine Regel, welches im Zweifel recht hat. Unsere Projekte liegen insgesamt zwischen 15 und 120 Personentagen. Eine einzelne Anbindung gehört in der Regel zu den kleineren, mehrere Systeme mit Abgleich in beide Richtungen zu den größeren.
Eine Zahl für Ihr Vorhaben bekommen Sie nach der Analyse, als Festpreis mit Meilensteinen. Vorher wäre jede Zahl geraten.
Wie das Projekt abläuft
In der Analyse sehen wir uns beide Systeme an und halten schriftlich fest, welche Daten wann wohin sollen und was bei einem Fehler passiert. Daraus entsteht das Angebot zum Festpreis.
Entwickelt wird in Abschnitten von zwei Wochen. Früh im Projekt läuft die Schnittstelle gegen eine Testumgebung oder gegen kopierte Daten, damit Sie sehen, was ankommt, bevor echte Aufträge darüberlaufen. Beim Umstieg bleibt der bisherige Weg so lange bestehen, bis sich der neue im Alltag bewährt hat.
Wann sich eine eigene Schnittstelle nicht lohnt
Für viele gängige Kombinationen gibt es fertige Konnektoren vom Hersteller oder von Drittanbietern. Wenn so ein Konnektor Ihren Ablauf abdeckt, ist er fast immer günstiger als eine Eigenentwicklung, und wir sagen Ihnen das im Erstgespräch auch.
Eine eigene Schnittstelle rechnet sich, wenn der Konnektor Ihre Sonderfälle nicht kennt: eigene Preislogik, Teillieferungen, mehrere Lager, Kunden mit abweichenden Rechnungsempfängern. An solchen Stellen wird sonst weiter von Hand nachgearbeitet, und genau das sollte die Schnittstelle ja beenden.
Was Ihnen am Ende gehört
Quellcode, Dokumentation und Zugänge gehen an Sie. In der Dokumentation steht, welche Felder wohin übertragen werden und was im Fehlerfall zu tun ist, sodass auch ein anderer Dienstleister die Schnittstelle weiterführen kann.
Auf Wunsch betreiben wir sie in einem deutschen Rechenzentrum, mit Überwachung und täglicher Datensicherung. Wenn eine Übertragung ausfällt, erfahren wir das dann vor Ihren Kunden.
Häufige Fragen
Unser ERP hat keine dokumentierte API. Geht es trotzdem?
Meistens ja. Dann arbeiten wir mit dem, was das System hergibt, zum Beispiel mit zeitgesteuerten Datei-Exporten oder mit lesendem Zugriff auf die Datenbank. Das ist aufwendiger als eine dokumentierte Schnittstelle und hängt stärker von der Version des Systems ab. Ob es bei Ihnen sinnvoll ist, können wir nach einem Blick auf das System sagen.
Müssen die Daten in Echtzeit übertragen werden?
Selten. Für Bestände und Bestellungen reicht oft ein Abgleich alle paar Minuten, für Buchhaltungsdaten einmal am Tag. Echtzeit kostet mehr und bringt nur dort etwas, wo jemand auf das Ergebnis wartet, etwa bei einer Buchung im Browser.
Was passiert, wenn der Hersteller sein System aktualisiert?
Bei einer dokumentierten Schnittstelle meistens nichts, weil Hersteller sie in der Regel über Versionen hinweg stabil halten. Bei Anbindungen über Exporte oder die Datenbank kann ein Update Anpassungen nötig machen. Deshalb protokolliert die Schnittstelle jede Übertragung und meldet Fehler, damit keine Daten unbemerkt verloren gehen.
Können Sie eine Schnittstelle übernehmen, die jemand anderes gebaut hat?
Ja, nach einer Durchsicht von Code und Dokumentation. Danach wissen Sie, in welchem Zustand die Schnittstelle ist und was Wartung oder ein Neubau kosten würde.
Arbeiten Sie auch für Unternehmen in Österreich und der Schweiz?
Ja. Wir arbeiten für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Analyse planen wir als ein bis zwei Tage bei Ihnen vor Ort, danach arbeiten wir von unserem Sitz in Regensburg aus.
Zum Weiterlesen
- Was eine API ist und was eine Anbindung kostet
- Kundenportal an das ERP anbinden: Ablauf und Stolpersteine
- Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand
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- Leistung: Software- und Webentwicklung
- Individualsoftware entwickeln lassen
- Kundenportal entwickeln lassen
- Excel und Access ablösen
- Altsoftware modernisieren
Welche zwei Systeme sollen bei Ihnen miteinander sprechen?
Nennen Sie uns die Systeme und den Ablauf dazwischen. Im kostenlosen Erstgespräch schätzen wir ein, ob es einen fertigen Konnektor gibt oder ob sich eine eigene Schnittstelle lohnt.