Eine Cloud-Migration im Mittelstand lässt sich so planen, dass der Betrieb an keinem Tag unterbrochen wird. Dafür ziehen Sie die Systeme nacheinander um, beginnen mit den unkritischen und lassen das alte System weiterlaufen, bis sich das neue im Alltag bewährt hat. Die Sorge vor dem Stillstand hören wir trotzdem oft, wenn ein Umzug aufgeschoben wird. Meist steckt eine schlechte Erfahrung mit einem Umzug dahinter, der an einem Wochenende erledigt sein sollte.
Erst das Ziel, dann der Plan
Cloud heißt in jedem Unternehmen etwas anderes. Für die einen ist es E-Mail und Dateiablage bei Microsoft 365 statt auf dem eigenen Server, für die anderen der Umzug der Fachanwendung aus dem Serverraum in ein Rechenzentrum. Schreiben Sie deshalb zuerst auf, was nach dem Umzug besser sein soll. Vielleicht soll kein Server mehr im Keller stehen, der bei einem Stromausfall ausfällt, oder der Außendienst soll von unterwegs an seine Dateien kommen, ohne dass jemand eine Verbindung ins Büro einrichten muss.
Aus diesem Ziel ergibt sich, welche Systeme überhaupt umziehen. Nicht alles gehört in die Cloud. Eine Maschinensteuerung in der Halle, die auch ohne Internet laufen muss, bleibt besser, wo sie ist.
Erst die Inventur, dann der Anbieter
Bevor Sie über Anbieter oder Preise sprechen, müssen Sie wissen, welche Anwendungen wo laufen, wer sie nutzt und wie sie voneinander abhängen. Diese Inventur dauert meist ein bis zwei Wochen. Sie verhindert den teuersten Fehler, den wir kennen: die Fachanwendung, die nach dem Umzug niemand mehr erreicht, weil irgendwo die Adresse des alten Servers fest eingetragen war.
Halten Sie für jedes System fest, wer damit arbeitet, welche Daten darin liegen, mit welchen anderen Systemen es Daten austauscht und wer im Haus sich damit auskennt. Denken Sie auch an die kleinen Dinge, die in keiner Liste stehen, etwa den Scanner, der Dokumente per E-Mail verschickt, oder die Aufgabe, die jede Nacht auf dem alten Server läuft und von der nur noch der Kollege weiß, der sie vor Jahren eingerichtet hat.
Welche Systeme zuerst umziehen
Beginnen Sie mit Diensten, die für sich stehen und deren Ausfall niemanden aufhält, zum Beispiel Dateiablage, Intranet oder Zeiterfassung. Danach folgen E-Mail und die Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Die Fachanwendungen mit Datenbank kommen zum Schluss. Bis dahin hat Ihr Team den Ablauf schon zweimal erlebt, und für jeden Schritt gibt es einen Rückweg.
Ziehen Sie Systeme, die eng zusammenhängen, gemeinsam um. Eine Anwendung in der Cloud, deren Datenbank noch im Serverraum steht, ist langsam und hängt an der Internetleitung des Büros. Das fällt in der Inventur auf, wenn Sie die Abhängigkeiten aufgeschrieben haben.
Wie lange der Parallelbetrieb läuft
Der klassische Fehler ist der Umzug übers Wochenende: Freitag abschalten, Montag soll alles neu laufen. Wir planen stattdessen zwei bis vier Wochen Parallelbetrieb. Das neue System wird produktiv genutzt, das alte bleibt als Rückfallebene stehen. Abgeschaltet wird erst, wenn zwei Wochen lang niemand mehr auf das alte System zugegriffen hat.
Wichtig ist, dass während dieser Zeit nur eines der beiden Systeme führt. Neue Daten werden ab dem Umzugstag nur noch im neuen System erfasst. Das alte darf man lesen, aber nicht mehr pflegen, sonst gibt es nach drei Wochen zwei Wahrheiten und niemand weiß, welche gilt. Den eigentlichen Umzug der Daten legen wir außerhalb der Arbeitszeiten, damit am nächsten Morgen alle mit dem neuen Stand anfangen.
Wo Ihre Daten liegen
Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschkonzept lassen sich nach dem Umzug kaum noch ändern. Klären Sie sie deshalb, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Mit Rechenzentren in Deutschland oder der EU ersparen Sie sich die rechtliche Unsicherheit, die Datentransfers in Drittländer mit sich bringen.
Der Standort allein reicht allerdings nicht. Es kommt auch darauf an, welchem Recht der Anbieter unterliegt und wo die Datensicherungen liegen. Worauf Sie im Einzelnen achten sollten, steht im Beitrag DSGVO-konformes Hosting. Wenn Sie den Betrieb abgeben möchten: Wir betreiben Anwendungen auf Wunsch in Rechenzentren in Deutschland, mehr dazu unter Cloud und Hosting.
Datensicherung vor und nach dem Umzug
Sichern Sie vor jedem Schritt die Daten und spielen Sie die Sicherung einmal testweise zurück. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung. Im neuen System gehört eine tägliche Datensicherung dazu, deren Wiederherstellung regelmäßig geprüft wird. Fragen Sie den Anbieter, wer das prüft und wie oft.
Das Team rechtzeitig einbinden
Die Technik ist selten der Grund, warum ein Umzug holpert. Häufiger wissen die Leute nicht, was sich für sie ändert. Sagen Sie jedem Bereich vorher, wann er dran ist, was er danach anders macht und an wen er sich wendet, wenn etwas nicht geht. Eine Seite mit der neuen Anmeldung und den wichtigsten Adressen reicht meistens. Planen Sie für die ersten Tage nach jedem Schritt jemanden ein, der Fragen sofort beantwortet.
Checkliste für die Cloud-Migration
- Ziel aufgeschrieben: Was soll nach dem Umzug besser sein?
- Inventur aller Systeme, Nutzer, Daten und Abhängigkeiten
- Reihenfolge festgelegt, unkritische Dienste zuerst
- Anbieter geprüft: Standort, Recht, Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensicherung
- Sicherung vor jedem Schritt, einmal testweise zurückgespielt
- Parallelbetrieb von zwei bis vier Wochen im Plan
- Festgelegt, welches System während des Parallelbetriebs führt
- Rückweg für jeden Schritt beschrieben
- Team informiert, Ansprechpartner für die ersten Tage benannt
- Altes System erst abschalten, wenn zwei Wochen niemand mehr zugegriffen hat
Kurz gesagt
Ein Umzug ohne Stillstand besteht aus einer Inventur, einer Reihenfolge mit den unkritischen Diensten am Anfang und einem Parallelbetrieb mit Rückweg. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, die im Plan stehen muss. Rechnen Sie vor allem den Parallelbetrieb von Anfang an ein. Sonst wird er am Ende aus Ungeduld gestrichen, und dann fehlt der Rückweg genau an dem Tag, an dem Sie ihn brauchen.