Microsoft 365 ist schnell gekauft und langsam eingeführt. Hängen bleibt die Einführung meist an vier Stellen: bei der Lizenzwahl, den Berechtigungen, dem Umzug der Daten und der Schulung. Alle vier lassen sich klären, bevor das erste Konto angelegt wird.
Lizenzen: nicht für alle dieselbe
Business Basic, Standard, Premium, E3, E5: Die Pläne unterscheiden sich im Preis erheblich und im Funktionsumfang auch. Der häufigste Fehler ist, allen Mitarbeitenden dieselbe, zu große Lizenz zu geben. Gehen Sie stattdessen die Rollen durch. Wer braucht nur E-Mail und Office? Wer braucht Geräteverwaltung und die erweiterten Sicherheitsfunktionen?
Berechtigungen: vorher regeln
Teams und SharePoint machen das Teilen so einfach, dass ohne Regeln nach einem Jahr niemand mehr weiß, wer worauf Zugriff hat. Schreiben Sie vor dem Start auf einer Seite auf, welche Bereiche es gibt und wer sie verantwortet. Klären Sie auch, wie externe Gäste behandelt werden und wann verwaiste Teams gelöscht werden.
Daten: nicht den Dateiserver kopieren
Wer den Dateiserver eins zu eins nach SharePoint kopiert, nimmt alles mit, was dort seit Jahren stört: tief verschachtelte Ordner, zu lange Pfade und Dateien, die niemand mehr braucht. Legen Sie die Struktur neu an, archivieren Sie Altdaten, statt sie mitzunehmen, und ziehen Sie Abteilung für Abteilung um.
Schulung: eine Stunde pro Team
Die Lizenzkosten stehen im Angebot, die Einarbeitungszeit steht nirgends. Ohne Schulung arbeitet das Team weiter wie bisher, nur mit teureren Werkzeugen. Eine Stunde pro Team reicht meist, wenn sie sich an den Aufgaben dieses Teams orientiert. Dazu kommen kurze Anleitungen für das, was am häufigsten anfällt.
Sicherheit gehört in die Einführung
Drei Dinge sollten vom ersten Tag an gelten. Alle melden sich mit Zwei-Faktor-Anmeldung an. Admin-Konten sind von den Alltagskonten getrennt. Und die Inhalte werden zusätzlich gesichert, denn Microsoft sichert die Plattform und nicht Ihre Inhalte. Was hier auf später verschoben wird, holt erfahrungsgemäß niemand nach.
Was Sie vor dem Start einplanen sollten
Microsoft 365 ist ein Werkzeug und nimmt Ihnen diese Entscheidungen nicht ab. Planen Sie Zeit für Lizenzen, Berechtigungen, Datenumzug und Schulung ein, bevor die ersten Konten angelegt werden. Wir begleiten solche Einführungen mit Lizenz- und Berechtigungskonzept, Migration der Daten und Schulung der Mitarbeitenden.